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OUTLOOK – perfectionnement

Durée : 1 jour
Tarif Inter : 450 €
Tarif sur mesure : Nous consulter
Référence : 5OTK

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Programme Public & Pré-requis Organisation

Présentation

Cette formation vous permettra d’approfondir l’utilisation des fonctions avancées d’Outlook pour gagner en efficacité et optimiser votre organisation.

Objectifs

  • Utiliser et configurer les options avancées de la messagerie
  • Créer un rendez-vous et un évènement sur Outlook
  • Créer une réunion et inviter des participants
  • Créer une tâche, la rendre périodique et l’assigner à un collaborateur
  • Archiver ses messages
  • Gérer l’absence de bureau
  • Déléguer un module d’Outlook

Programme

  1. Revoir les fonctionnalités de la messagerie et les options avancées

    • Critères d’importance
    • Critère de diffusion
    • Les options de suivi : accusé réception et confirmation de lecture, bouton de vote
    • Configurer les options de remise
    • Utilisation du suivi de message (drapeau)
    • Utilisation des catégories
    • Le volet de personnes
  2. Utiliser le gestionnaire d’absence de bureau

    • Mise en route et désactivation
    • Création d’une règle « serveur » de gestion automatique des mails
  3. Créer des dossiers

    • Rappel sur la création d’un dossier
    • Gérer l’affichage d’un dossier
    • Rappel sur les règles de tri
    • Création d’un dossier de recherche
    • Configuration et utilisation des actions rapides
  4. Archiver ses messages

    • Enregistrer un message en fichier autonome (*.msg)
    • Utilisation des fichiers de données Outlook (*.pst) : fermer et ouvrir un fichier *.pst
    • Rappel concernant la date d’expiration des messages
    • Configurer les options d’archivage automatique
    • Lancer un archivage ponctuel
  5. Naviguer dans le calendrier

    • Présentation de l’interface
  6. Créer un rendez-vous ou un événement

    • Création d’un nouveau rendez-vous ou d’un évènement
    • Programmer un rappel sur un rendez-vous
    • Modification et suppression d’un rendez-vous
    • Création d’un rendez-vous périodique
    • Ajouter un compte rendu à un rendez-vous
  7. Créer une réunion

    • Inviter des participants à une réunion
    • Explication des degrés d’invitation (obligatoire, facultatif et ressource)
    • Gérer les réponses à une invitation
    • Utilisation du volet planification et recherche de disponibilité
    • Répondre à une demande de réunion
  8. Personnaliser le calendrier

    • Personnalisation de l’affichage
    • Les options du calendrier : ajout de numéro de semaine, jours fériés, semaine de travail, horaires…
    • Personnalisation des catégories
    • Superposition de calendriers.
  9. Créer une tâche

    • Présentation
    • Créer une tâche simple et ajouter un rappel
    • Créer une tâche périodique
    • Assigner une tâche
    • Récupérer une tâche
  10. Déléguer un module d’Outlook

    • Déléguer un module d’Outlook
    • Ouvrir un module délégué
    • Utilisation d’un calendrier délégué
    • Présentation de l’option « privé » dans les contacts, tâches et rendez-vous
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