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Les clés de la gestion documentaire

Durée : 1 jour
Tarif Inter : 890 €
Tarif sur mesure : Nous consulter
Référence : 5DED

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Programme Public & Pré-requis Organisation

Présentation

Cette formation vous permettra de maîtriser les principales règles et bonnes pratiques en matière de gestion documentaire et les outils associés.

Objectifs

  • Connaître et savoir mettre en œuvre les bonnes en matière de gestion documentaire
  • Identifier les faiblesses de son système documentaire, élaborer et mettre en œuvre les outils de la gestion documentaire
  • Mettre en place une organisation commune de la documentation dans son service / élaborer un plan de classement
  • Connaître les apports des outils de GEC / GED et se préparer au changement

Programme

  1. Introduction

    • Quelques définitions : document, donnée, métadonnées, les différents types de documents, la notion de records, les acteurs du secteur de la documentation (documentaliste, archiviste, records manager, doc controler), la notion de cycle de vie des documents
    • Les normes et standards en matière de gestion documentaire
    • Le périmètre du système d’information (Bureautique, GED, logiciels documentaires, bases de données, intranet…).
    • Enjeux, forces et faiblesses du système documentaire existant
    • La nécessite d’une gouvernance documentaire définie au plus haut niveau de l’entreprise et d’un sponsorship
  2. Les bonnes pratiques de la gestion des documents et données numériques et leurs outils

    • Le nommage et la gestion des versions des documents (charte de nommage).
    • Le format des documents pour une conservation pérenne et une bonne lisibilité dans le temps
    • Le classement (plan de classement : les différents types de plans de classement, comment élaborer un plan de classement, classer en fonction de l’hébergement des documents : local, serveurs partagés, GED)
    • L’indexation des documents (métadonnées, vocabulaires contrôlés)
    • La gestion du cycle de vie des documents (connaître les bases du cycle de vie des documents, appliquer les durées de conservation, utiliser et élaborer des outils de gestion : référentiel documentaire et tableaux de gestion).
    • Documenter la gestion documentaire (politique d’archivage, lien avec les autres documents du système : QSE, normes, etc.).
  3. Pour aller plus loin, les outils de gestion électronique de documents et de courriers (GED et GEC), les outils d’archivage électronique (SAE)

    • Définition et périmètre respectif
    • Leur plus-value pour la gestion documentaire : gestion automatique des versions, du nommage, de l’indexation, classement dynamique, gestion du cycle de vie et des éliminations
    • Les prérequis : analyser et mettre à plat ses processus métiers et activités et recenser sa production documentaire
    • Comment adapter la gestion documentaire de son entreprise pour faciliter la migration vers une GED / GEC et la conduite du changement
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