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Les bases de la dématérialisation
Durée : 2 jours
Tarif Inter : 1290 €
Tarif sur mesure : Nous consulter
Référence : 5DEMA
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Programme
Public & Pré-requis
Organisation
Présentation
Cette formation vous permettra d’initier votre projet de dématérialisation ou avancer dans sa réalisation, en prenant en compte tous les enjeux juridiques, techniques et organisationnels.
Objectifs
- Comprendre ce qu’est la dématérialisation
- Connaître le cadre réglementaire de la dématérialisation des documents
- S’assurer de la reconnaissance légale d’un document électronique
Programme
-
Fondamentaux d’un projet de digitalisation et de conservation de données numériques
- Principales définitions et concepts (digitalisation, dématérialisation, GED, …)
- Dématérialisation des factures entrantes et sortantes
- Rupture du document numérique avec son support
- Prise en compte du cycle de vie de l’information
-
Contraintes liées aux données numériques et recommandations
- Techniques (supports, formats, …)
- Légales et réglementaires (lois nationales, règlements européens (eIDAS-RGPD), exigences sectorielles)
- Sécuritaires (prise en compte des risques)
- Organisationnelles (conduite du changement)
-
Normes en matière de numérisation et d’archivage de données électroniques
- Normes, lois et état de l’art
- De la conformité à la certification
- L’approche AFNOR NF Z42-026, NF 544
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Les enjeux juridiques d’un projet de digitalisation et d’archivage électronique (environnement européen)
- Caractère légal (valeur probante) d’un document dématérialisé, d’un document nativement numérique
- Introduction aux différents niveaux de service du règlement européen en termes de garantie juridique
- Traitement des données personnelles
- Exigences en matière de qualification d’un service de dématérialisation et d’archivage (loi française pour une république numérique, loi belge du 21 juillet 2016, …)
- Corpus documentaire
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De la numérisation au transfert d’original au sens légal du terme (environnement européen)
- Rappel des mécanismes de base, l’apport de la LAD et de la RAD
- Les conditions d’une numérisation fiable, le contrôle qualité
- Importance de la classification et de l’indexation (au moins semi-automatique)
- Le plan de classement, nécessaire, mais pas forcément détaillé
- Les contraintes légales-réglementaires voire sectorielles / types de documents
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Ce qu’il faut retenir
- Principaux critères destinés à mesurer la qualité d’un service de dématérialisation