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Les bases de la dématérialisation

Durée : 2 jours
Tarif Inter : 1290 €
Tarif sur mesure : Nous consulter
Référence : 5DEMA

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Programme Public & Pré-requis Organisation

Présentation

Cette formation vous permettra d’initier votre projet de dématérialisation ou avancer dans sa réalisation, en prenant en compte tous les enjeux juridiques, techniques et organisationnels.

Objectifs

  • Comprendre ce qu’est la dématérialisation
  • Connaître le cadre réglementaire de la dématérialisation des documents
  • S’assurer de la reconnaissance légale d’un document électronique

Programme

  1. Fondamentaux d’un projet de digitalisation et de conservation de données numériques

    • Principales définitions et concepts (digitalisation, dématérialisation, GED, …)
    • Dématérialisation des factures entrantes et sortantes
    • Rupture du document numérique avec son support
    • Prise en compte du cycle de vie de l’information
  2. Contraintes liées aux données numériques et recommandations

    • Techniques (supports, formats, …)
    • Légales et réglementaires (lois nationales, règlements européens (eIDAS-RGPD), exigences sectorielles)
    • Sécuritaires (prise en compte des risques)
    • Organisationnelles (conduite du changement)
  3. Normes en matière de numérisation et d’archivage de données électroniques

    • Normes, lois et état de l’art
    • De la conformité à la certification
    • L’approche AFNOR NF Z42-026, NF 544
  4. Les enjeux juridiques d’un projet de digitalisation et d’archivage électronique (environnement européen)

    • Caractère légal (valeur probante) d’un document dématérialisé, d’un document nativement numérique
    • Introduction aux différents niveaux de service du règlement européen en termes de garantie juridique
    • Traitement des données personnelles
    • Exigences en matière de qualification d’un service de dématérialisation et d’archivage (loi française pour une république numérique, loi belge du 21 juillet 2016, …)
    • Corpus documentaire
  5. De la numérisation au transfert d’original au sens légal du terme (environnement européen)

    • Rappel des mécanismes de base, l’apport de la LAD et de la RAD
    • Les conditions d’une numérisation fiable, le contrôle qualité
    • Importance de la classification et de l’indexation (au moins semi-automatique)
    • Le plan de classement, nécessaire, mais pas forcément détaillé
    • Les contraintes légales-réglementaires voire sectorielles / types de documents
  6. Ce qu’il faut retenir

    • Principaux critères destinés à mesurer la qualité d’un service de dématérialisation
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